Solicitud Clave Independiente
Términos y Condiciones
EL APORTANTE DEBE REGISTRARSE EN EL SISTEMA PARA PODER ACCEDER AL MISMO. Conocer y aceptar las condiciones del servicio vigentes al momento de efectuar sus operaciones en el sistema, sin perjuicio de las modificaciones que se puedan introducir a las mismas. Adicional a las condiciones previstas en los acuerdos con el usuario, la Entidad Financiera tiene las siguientes condiciones: El servicio de pago electrónico integrado de aportes a la seguridad social y parafiscales permite al aportante autoliquidar y pagar los aportes de manera unificada utilizando para ello, la planilla electrónica o la planilla asistida, generándole los siguientes beneficios: Modalidad Planilla Electrónica * Pago de aportes de manera ágil, cómoda y segura ofrecido por el canal electrónico. * Confirmación en lÃnea de la transacción realizada. * Disminución de costos por la eliminación del uso de cheques. * Ahorro de tiempo de los funcionarios encargados de recoger los formularios en cada una de las Administradoras y de realizar las filas en bancos para realizar el pago. * Seguridad y confidencialidad en la información de la empresa y de sus empleados. Modalidad Planilla Asistida * Oportunidad en la información al Aportante y a las Administradoras. * Comodidad al realizar la liquidación de aportes a través del teléfono. * Autoliquidación a través de celular. * Unificación de los procesos de presentación y pago al sistema de seguridad social. * Contar con una variedad de canales de pago. * Disminución en procesos operativos para el Aportante. * Mitigación de errores en el proceso de autoliquidación. * Un único pago para todos los subsistemas de la seguridad social. * AsesorÃa al Aportante en el proceso de presentación y pago. La Entidad Financiera le podrá prestar el servicio de Operador de Información a través de un Proveedor de TecnologÃa el cual, para estos efectos es ACH COLOMBIA S.A., sociedad colombiana habilitada para organizar y administrar sistemas de pago electrónicos, quien actúa por cuenta y representación de los operadores de información de acuerdo con la regulación nacional ya mencionada en estos mismos términos y condiciones. El servicio de liquidación y pagos, se podrá efectuar por cualquiera de las opciones de liquidación y pagos habilitadas (modalidad planilla electrónica o planilla asistida) en el sistema. Los horarios disponibles en el sistema para la liquidación y pagos de seguridad social, son horario normal y horario extendido, asÃ: Horario Normal - Modalidad Electrónica a) La página de liquidación del Proveedor de tecnologÃa SOI de las entidades financieras está disponible para el aportante de forma permanente (7X24) en el sitio Web para realizar el proceso de ingreso, validación y carga de la información de la planilla integrada. b) Sin embargo, el aportante debe tener en cuenta que el proceso de pago estará disponible en los siguientes horarios: • lunes a viernes, desde las 12:00 am hasta las 4:30 p.m. • Horarios de pago en fechas especiales (tales como las de diciembre), serán dados a conocer a las Entidades Financieras de manera oportuna. Horario Extendido - Modalidad Electrónica Para el proceso de pago se tendrá un horario extendido que iniciará a las 6:30 pm, los dÃas hábiles. El aportante para la realización del pago en horario extendido debe tener en cuenta lo siguiente: a) Si efectúa el pago de sus aportes después de la hora de cierre, fines de semana y dÃas festivos, el pago de su planilla quedará debitado en esta fecha y el abono de este pago será efectivo el dÃa hábil siguiente. b) No podrá realizar su pago entre la hora de cierre del servicio de pagos de seguridad social normal y la hora en que se activa el servicio de pago de seguridad social horario extendido (Tiempo para el proceso de cierre del dÃa hábil). c) Para cada caso, el sistema desplegará mensajes de advertencia claros, donde se indica la fecha de liquidación y donde el aportante autoriza las condiciones de pago. d) Los intereses de mora se liquidarán como si el aportante ingresara el dÃa hábil siguiente. Horarios - Modalidad Asistida El aportante podrá realizar la liquidación en el Contact center de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. de Lunes a Viernes y el Sábado de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. Cuando el aportante realice la liquidación de sus aportes por medio de la modalidad planilla asistida debe conocer los medios de pago asà como los horarios de atención de las Entidades Financieras, informados por el asesor que atiende la llamada. Si la realiza por Internet, en la página está disponible este detalle, de todas formas, el asesor podrá brindarle esta información. De conformidad con las disposiciones legales vigentes, se ha establecido la obligación de efectuar el pago por medios electrónicos conforme a un programa de masificación de dichos pagos. Sin perjuicio de lo anterior frente a los pagos que se escapen a la exigibilidad de dicho programa. el presente es un mecanismo alternativo para los Aportantes a otros medios de pago y de remisión de la información a las Administradoras responsables del recaudo de los aportes y de la recepción, administración y custodia de la información, que permite el acceso voluntario por medio electrónico a los Aportantes. En su condición de APORTANTE puede contar en el mercado con otras alternativas para el procesamiento de la información y/o para el procesamiento de los pagos, distintas a las ofrecidas por este medio de acceso. La Entidad Financiera se soporta en un sistema para el manejo y custodia de la información acorde con las mejores prácticas definidas por la norma ISO 27001, respecto del cual ACH COLOMBIA como proveedor de tecnologÃa y prestador de los servicios SOI y PSE, como medio de pago cuando este se realiza por medio de la planilla electrónica, se encuentra está certificado. Lo anterior garantiza un alto estándar de seguridad una vez la información es ingresada al sistema. Los alcances de esta garantÃa no se extienden a los equipos, aplicativos y medios de comunicación utilizados por el aportante, quien es responsable de la seguridad de la información en los tramos y dispositivos bajo su dominio y control. Cualquier operador de información con el que realice la operación debe cumplir con la norma IOS 27001. Si su operador no cumple con esta normativa, su información puede estar en riesgo por no contar con los sistemas de gestión que mitiguen el riesgo de su perdida. El aportante al elegir el presente mecanismo es consciente de las posibilidades, limitaciones y riesgos propios de las operaciones a través de medios electrónicos. Por tanto la Entidad Financiera y su Proveedor de TecnologÃa se exoneran de la responsabilidad porque las operaciones sufran demoras, no puedan realizarse o sean interferidas por fallas en los sistemas de comunicación, en los sistemas de computación o en el fluido eléctrico, asà como eventos de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de un tercero. Lo anterior, sin perjuicio de la adopción y utilización de mecanismos por parte de la Entidad Financiera y su Proveedor de TecnologÃa para prevenir y afrontar el riesgo operativo, bajo el concepto del mejor esfuerzo. Es obligación exclusiva e indelegable del aportante diligenciar mediante el ingreso o confirmación de los conceptos detallados de los pagos, la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y de validar su contenido, sin perjuicio de la opción del servicio de Planilla Asistida en la cual el sistema asume la digitación o digitalización de los datos. La Entidad Financiera y su Proveedor de TecnologÃa ofrecen un sistema alternativo a Internet para la liquidación y pago de los aportes, este mecanismo es denominado Planilla Asistida, considerando la dificultad del aportante para el acceso a Internet. Esta modalidad tiene dos componentes: la liquidación y el pago. Para efectos de agilizar o facilitar el diligenciamiento de las planillas, el sistema le ofrece la opción de una planilla pre-elaborada para el nuevo perÃodo con la información del perÃodo anterior, en la medida en que haya utilizado el sistema electrónico de procesamiento de información de la Entidad Financiera en dicho perÃodo, siendo responsabilidad del aportante validar su contenido e introducir modificaciones. El presente sistema está construido sobre las reglas de liquidación y pago de aportes correspondientes al régimen general. Cualquier modalidad de excepción, deberá por principio tramitarse por otros mecanismos habilitados por las Entidades Financieras o por las Administradoras, sin perjuicio de que se llegue a extender la cobertura del servicio. El sistema generará una validación netamente numérica, cuando el Aportante efectúe de manera automática la carga de la Planilla Integrada. En este caso el sistema se limitará a efectuar una validación de las totalizaciones o sumas, restas, divisiones o multiplicaciones, generando, si es del caso, un informe de inconsistencias, a fin de que el aportante corrija la respectiva planilla. Dicho sistema de validación no comprende en este caso, el corrido de fórmulas tendientes al cálculo de los aportes. En el evento en que la Planilla Integrada se diligencie manualmente en el sistema o se opte por el servicio de Planilla Asistida, el sistema de liquidación y pagos, con base en la información ingresada, calculará automáticamente los aportes a todos los subsistemas, y el valor total a pagar. Las anteriores herramientas no liberan al aportante de su obligación de validar la consistencia de la información. Por tanto, no implica solidaridad ni responsabilidad alguna del Operador de Información y su Proveedor de TecnologÃa frente a eventuales errores, en relación con las obligaciones a cargo del Aportante. El Aportante tiene la facultad de modificar la planilla antes de su envÃo en las casillas que estén habilitadas. Cerrado el ciclo de alimentación de la planilla y confirmada la información por el Aportante, se iniciará la sesión de pago. El envÃo de la Planilla Integrada al final de la función de pago, se entiende para todos los efectos como una confirmación de la planilla y autorización para los débitos o créditos correspondientes y para la aplicación del pago en los términos definidos por el Aportante en la respectiva planilla. Para los eventos en que el pago se efectúe a través de dispositivos tales como cajeros automáticos, datáfonos, teléfono u otros dispositivos similares, para efectos de la realización del pago el sistema le remitirá la liquidación de la obligación y número para tramitar el pago, el cual deberá hacerse dentro de la fecha lÃmite. Los pagos efectuados más allá de la fecha lÃmite sólo podrán ser procesados por los operadores de información dentro de los cinco dÃas hábiles siguientes, estando sujetos a los intereses de mora y sanciones correspondientes. Después de este término, el proceso iniciado caducará y el APORTANTE deberá repetir el trámite desde su inicio. Una vez cerrado el ciclo de pago, la corrección de errores o inconsistencias en que haya incurrido el Aportante, se tramitará en forma directa ante la Administradora respectiva, sin perjuicio que la autoridad competente autorice otro sistema de corrección, y el mismo sea implementado como un servicio adicional. Las operaciones de débito y de crédito solo se realizarán por los montos establecidos en dicha planilla. En caso de que no existan recursos suficientes en la cuenta originadora, el sistema denegara la operación de pago, sin perjuicio de los acuerdos particulares celebrados entre la Entidad Financiera Originadora y el Aportante. En caso de que por error del sistema de pago, se afecte una menor suma a la establecida en la planilla, la Entidad Financiera se entiende para todos los efectos habilitada para debitar automáticamente la cuenta del aportante en la suma que reste. En caso de que por error del sistema de pago se afecte una suma mayor, la Entidad Financiera acreditará el exceso, tan pronto advierta el error. Es obligación del Aportante conservar una copia impresa o registro magnético de la operación y sus soportes. El sistema de pagos elegido le suministrará a la culminación del pago un recibo o un número de confirmación, consérvelo como mecanismo de prueba. El débito a la cuenta o cupo afectado por el Aportante para la realización del pago se hará en lÃnea y los recursos asà debitados serán aplicados o trasladados a la Entidad Financiera respectiva una vez culminado el proceso de intercambio de información y compensación interbancaria correspondiente. Por lo anterior, los pagos con fecha lÃmite, para ser oportunos, deberán ordenarse por el aportante antes de la hora de cierre (horario normal) o si el aportante decide efectuar el pago de sus aportes después de la hora de cierre, fines de semana y dÃas festivos, el pago de su planilla quedará debitado en esta fecha y el abono de este pago será efectivo el dÃa hábil siguiente. El aportante autoriza a la Entidad Financiera y a ACH COLOMBIA como proveedor de tecnologÃa del Sistema de Pagos PSE elegido para que suministren a las Administradoras y a otros partÃcipes del sistema de liquidación y/o procesamiento de pagos de aportes al sistema de la protección social, de manera oportuna la información necesaria respecto de la operación financiera y su detalle, para efectuar la distribución y conciliación de los pagos e información por el medio directo o de contingencia, asà como para recopilar almacenar, utilizar, transmitir o compartir esta información con otras entidades o autoridades en ejercicio de sus funciones. En caso de considerarlo oportuno, el Usuario, en el ejercicio de su voluntad libre y sin que su negativa se constituya en una condición que limite la prestación de servicios de proveedor de información de los servicios SOI y PSE, podrá, si lo considera oportuno otorgar a ACH autorización para el tratamiento de su información que conlleve el cumplimiento de las finalidades propias de la entidad. La autorización que brinde para el efecto deberá ser siempre expresa y previa al tratamiento, y otorgada respetando en todo momento la regulación relacionada con Habeas Data y la protección y tratamiento de datos personales. En caso de considerar oportuno dar su aprobación a ACH COLOMBIA para el tratamiento de su información, el usuario deberá dar click en el botón acepto luego de leer el texto de la autorización puesto a su disposición y leer las polÃticas de privacidad de ACH puestas a su consideración en la página web www.achcolombia.com.co Las planillas diligenciadas dentro de este sistema se conservarán activas para su consulta en el sistema principal por tres (3) meses, a partir de la fecha de pago. En consecuencia si el aportante requiere planillas que no estén cargadas en la página, deberá solicitarlas por escrito a soporte al cliente del operador de información. El aportante, al utilizar el presente sistema es enteramente consciente de que cuenta con otras alternativas para este mismo servicio. El aportante extiende una autorización a su Entidad Financiera y a su Proveedor de TecnologÃa para efectos de recibir, custodiar, procesar, enviar, reprocesar información y tramitar o enrutar los pagos relacionados con el servicio descrito, atender los requerimientos de las Administradoras y de otras autoridades competentes, y en general para efectuar las actividades que resulten necesarias para el cumplimiento de su función. Las anteriores condiciones se entienden incorporadas al contrato de cuenta corriente y/o de ahorros y/o al convenio financiero que le permita al aportante efectuar el pago y/o procesar la información. Las condiciones del producto se podrán limitar, ampliar o modificar de lo cual se dará aviso por cualquier medio. Si anunciada la modificación, el aportante no se presenta a cancelar el servicio, o continúa ejecutándolo, se entenderá que acepta incondicional e Ãntegramente las modificaciones introducidas.
Acepto
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Líneas de Atención al cliente: Planilla electrónica Bogotá: 380 8880 - Medellín: 204 0180 - Resto del País: 01 8000 11 0764
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