ACH Colombia

            	Terminos y condiciones de uso del servicio

El aportante debe registrarse en el sistema para poder acceder al mismo.
Conocer y aceptar las condiciones del servicio vigentes al momento de efectuar sus operaciones en el sistema, sin perjuicio de las modificaciones que se puedan introducir a las mismas. Adicional a las condiciones previstas en los acuerdos con el usuario, la Entidad Financiera tiene las siguientes condiciones:
El servicio de pago electronico integrado de aportes a la seguridad social y parafiscales permite al aportante autoliquidar y pagar los aportes de manera unificada utilizando para ello la planilla electronica o la planilla asistida, generandole los siguientes beneficios:

Modalidad Planilla Electronica

- Pago de aportes de manera agil, comoda y segura ofrecido por el canal electronico (PSE).
- Confirmacion en linea de la transaccion realizada.
- Disminucion de costos por la eliminacion del uso de cheques.
- Ahorro de tiempo de los funcionarios encargados de recoger los formularios en cada una de las administradoras y de realizar las filas en bancos para realizar el pago.
- Seguridad y confidencialidad en la informacion de la empresa y de sus empleados.
- Mitigacion de errores en el proceso de autoliquidacion.

Modalidad Planilla Asistida

- Oportunidad en la informacion al Aportante y a las Administradoras.
- Comodidad al realizar la liquidacion de aportes a traves de los canales de atencion.
- Autoliquidacion de planilla, informada a traves de mensaje de texto.
- Unificacion de los procesos de presentacion y pago al sistema de seguridad social.
- Contar con una variedad de canales de pago.
- Disminucion en procesos operativos para el aportante.
- Mitigacion de errores en el proceso de autoliquidacion.
- Un unico pago para todos los subsistemas de la seguridad social.
- Asesoria al aportante en el proceso de presentacion y pago.

La Entidad Financiera le podra prestar el servicio de Operador de Informacion a traves de un Proveedor de Tecnologia el cual, para estos efectos es ACH COLOMBIA S.A., sociedad colombiana habilitada para organizar y administrar sistemas de pago electronicos, quien actua por cuenta y representacion de los operadores de informacion de acuerdo con la regulacion nacional.
El servicio de liquidacion y pagos se podra efectuar por cualquiera de las opciones de liquidacion y pagos habilitadas (modalidad planilla electronica o planilla asistida) en el sistema.

Los horarios disponibles en el sistema para la liquidacion y pagos de seguridad social son horario normal y horario extendido, asi:

Horario Normal - Modalidad Electronica

a) La pagina de liquidacion del Proveedor de tecnologia de las entidades financieras SOI esta disponible para el aportante de forma permanente (7X24) en el sitio Web para realizar el proceso de ingreso, validacion y carga de la informacion de la planilla integrada.
b) El proceso de pago estara disponible en los siguientes horarios:
Horario Normal: lunes a viernes, desde las 12:00 am hasta las 4:30 p.m.
Horario Extendido: lunes a viernes, desde las 6:30 pm hasta las 11:59 p.m. fines de semana y dias festivos
Para el pago en horario extendido el aportante debe tener en cuenta lo siguiente:
a) El pago de su planilla quedara debitado en la fecha de pago pero el abono de este pago sera efectivo el dia habil siguiente.
b) No podra realizar su pago entre la hora de cierre del horario normal del servicio y la hora en que se activa el servicio de pago de seguridad social horario extendido (tiempo para el proceso de cierre del dia habil).
c) Para cada caso, el sistema desplegara mensajes de advertencia claros, donde se indica la fecha de liquidacion y la fecha real de pago, donde el aportante autoriza las condiciones de pago.
d) Los intereses de mora se liquidaran como si el aportante ingresara el dia habil siguiente.

Horarios - Modalidad Asistida

El aportante podra realizar la liquidacion en el Contact Center de 7:00 a.m. a 6:00 p.m. de lunes a viernes y los sabados de 8:00 a.m. a 12:00 m.
Cuando el aportante realice la liquidacion de sus aportes por medio de la modalidad planilla asistida debe conocer los medios de pago asi como los horarios de atencion de las Entidades Financieras, informados por el asesor que atiende la llamada.  Si la realiza por Internet, en la pagina esta disponible este detalle, de todas formas, el asesor podra brindarle esta informacion.

De conformidad con las disposiciones legales vigentes, se ha establecido la obligacion de efectuar el pago por medios electronicos conforme a un programa de masificacion de dichos pagos. Sin perjuicio de lo anterior frente a los pagos que se escapen a la exigibilidad de dicho programa. El presente es un mecanismo alternativo para los aportantes a otros medios de pago y de remision de la informacion a las Administradoras responsables del recaudo de los aportes y de la recepcion, administracion y custodia de la informacion, que permite el acceso voluntario por medio electronico a los Aportantes.
En su condicion de APORTANTE puede contar en el mercado con otras alternativas para el procesamiento de la informacion y/o para el procesamiento de los pagos, distintas a las ofrecidas por este medio de acceso.

La Entidad Financiera se soporta en un sistema para el manejo y custodia de la informacion acorde con las mejores practicas definidas por la norma ISO 27001, respecto del cual ACH COLOMBIA como proveedor de tecnologia y prestador de los servicios SOI y PSE, como medio de pago cuando este se realiza por medio de la planilla electronica, se encuentra certificado. Lo anterior garantiza un alto estandar de seguridad una vez la informacion es ingresada al sistema. Los alcances de esta garantia no se extienden a los equipos, aplicativos y medios de comunicacion utilizados por el aportante, quien es responsable de la seguridad de la informacion en los tramos y dispositivos bajo su dominio y control. Cualquier operador de informacion con el que realice la operacion debe cumplir con la norma ISO 27001. Si su operador no cumple con esta normativa, su informacion puede estar en riesgo por no contar con los sistemas de gestion que mitiguen el riesgo de su perdida.

El aportante al elegir el presente mecanismo es consciente de las posibilidades, limitaciones y riesgos propios de las operaciones a traves de medios electronicos. Por tanto la Entidad Financiera y su Proveedor de Tecnologia se exoneran de la responsabilidad porque las operaciones sufran demoras, no puedan realizarse o sean interferidas por fallas en los sistemas de comunicacion, en los sistemas de computacion o en el fluido electrico, asi como eventos de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de un tercero. Lo anterior, sin perjuicio de la adopcion y utilizacion de mecanismos por parte de la Entidad Financiera y su Proveedor de Tecnologia para prevenir y afrontar el riesgo operativo, bajo el concepto del mejor esfuerzo.
Es obligacion exclusiva e indelegable del aportante diligenciar mediante el ingreso o confirmacion de los conceptos detallados de los pagos, la Planilla Integrada de Liquidacion de Aportes y de validar su contenido, sin perjuicio de la opcion del servicio de Planilla Asistida en la cual el sistema asume la digitacion o digitalizacion de los datos.

La Entidad Financiera y su Proveedor de Tecnologia ofrecen un sistema alternativo a Internet para la liquidacion y pago de los aportes, este mecanismo es denominado Planilla Asistida, considerando la dificultad del aportante para el acceso a Internet.  Esta modalidad tiene dos componentes: la liquidacion y el pago.
Para efectos de agilizar o facilitar el diligenciamiento de las planillas, el sistema le ofrece la opcion de una planilla preelaborada para el nuevo periodo con la informacion del periodo anterior, en la medida en que haya utilizado el sistema electronico de procesamiento de informacion de la Entidad Financiera en dicho periodo, siendo responsabilidad del aportante validar su contenido e introducir modificaciones.
El presente sistema esta construido sobre las reglas de liquidacion y pago de aportes correspondientes al regimen general. Cualquier modalidad de excepcion, debera por principio tramitarse por otros mecanismos habilitados por las Entidades Financieras o por las Administradoras, sin perjuicio de que se llegue a extender la cobertura del servicio.
El sistema generara una validacion netamente numerica, cuando el Aportante efectue de manera automatica la carga de la Planilla Integrada. En este caso el sistema se limitara a efectuar una validacion de las totalizaciones o sumas, restas, divisiones o multiplicaciones, generando, si es del caso, un informe de inconsistencias, a fin de que el aportante corrija la respectiva planilla. Si para el caso el aportante desea apoyo en la correccion de errores con base en los calculos del sistema, cuenta con un corrector asistido que es de uso opcional y que busca aportar al cliente la informacion de posibles errores corregibles sobre la informacion de su archivo plano.
En el evento en que la Planilla Integrada se diligencie manualmente en el sistema o se opte por el servicio de Planilla Asistida, el sistema de liquidacion y pagos, con base en la informacion ingresada, calculara automaticamente los aportes a todos los subsistemas, y el valor total a pagar.

Las anteriores herramientas no liberan al aportante de su obligacion de validar la consistencia de la informacion. Por tanto, no implica solidaridad ni responsabilidad alguna del Operador de Informacion y su Proveedor de Tecnologia frente a eventuales errores, en relacion con las obligaciones a cargo del Aportante.
El Aportante tiene la facultad de modificar la planilla antes de su envio en las casillas que esten habilitadas. Cerrado el ciclo de alimentacion de la planilla y confirmada la informacion por el Aportante, se iniciara la sesion de pago. El envio de la Planilla Integrada al final de la funcion de pago se entiende para todos los efectos como una confirmacion de la planilla y autorizacion para los debitos o creditos correspondientes y para la aplicacion del pago en los terminos definidos por el Aportante en la respectiva planilla. Para los eventos en que el pago se efectue a traves de dispositivos tales como cajeros automaticos, datafonos, telefono u otros dispositivos similares, para efectos de la realizacion del pago el sistema le remitira la liquidacion de la obligacion y numero para tramitar el pago, el cual debera hacerse dentro de la fecha limite. Los pagos efectuados mas alla de la fecha limite solo podran ser procesados por los operadores de informacion dentro de los cinco dias habiles siguientes, estando sujetos a los intereses de mora y sanciones correspondientes. Despues de este termino, el proceso iniciado caducara y el APORTANTE debera repetir el tramite desde su inicio.

Una vez cerrado el ciclo de pago, la correccion de errores o inconsistencias en que haya incurrido el Aportante, se tramitara en forma directa ante la Administradora respectiva, sin perjuicio que la autoridad competente autorice otro sistema de correccion, y el mismo sea implementado como un servicio adicional.
Las operaciones de debito y de credito solo se realizaran por los montos establecidos en dicha planilla. En caso de que no existan recursos suficientes en la cuenta originadora, el sistema denegara la operacion de pago, sin perjuicio de los acuerdos particulares celebrados entre la Entidad Financiera Originadora y el Aportante. En caso de que por error del sistema de pago, se afecte una menor suma a la establecida en la planilla, la Entidad Financiera se entiende para todos los efectos habilitada para debitar automaticamente la cuenta del aportante en la suma que reste. En caso de que por error del sistema de pago se afecte una suma mayor, la Entidad Financiera acreditara el exceso, tan pronto advierta el error.

Es obligacion del Aportante conservar una copia impresa o registro magnetico de la operacion y sus soportes. El sistema de pagos elegido le suministrara a la culminacion del pago un recibo o un numero de confirmacion, conservelo como mecanismo de prueba.

El debito a la cuenta o cupo afectado por el Aportante para la realizacion del pago se hara en linea y los recursos asi debitados seran aplicados o trasladados a la Entidad Financiera respectiva una vez culminado el proceso de intercambio de informacion y compensacion interbancaria correspondiente. Por lo anterior, los pagos con fecha limite, para ser oportunos, deberan ordenarse por el aportante antes de la hora de cierre (horario normal) o si el aportante decide efectuar el pago de sus aportes despues de la hora de cierre, fines de semana y dias festivos, el pago de su planilla quedara debitado en esta fecha y el abono de este pago sera efectivo el dia habil siguiente.

El aportante autoriza a la Entidad Financiera y a ACH COLOMBIA como proveedor de tecnologia del Sistema de Pagos  elegido para que suministren a las Administradoras y a otros participes del sistema de liquidacion y/o procesamiento de pagos de aportes al sistema de la proteccion social, de manera oportuna la informacion necesaria respecto de la operacion financiera y su detalle, para efectuar la distribucion y conciliacion de los pagos e informacion por el medio directo o de contingencia, asi como para recopilar almacenar, utilizar, transmitir o  compartir esta informacion con otras entidades o autoridades en ejercicio de sus funciones.
Asimismo, el aportante declara al dar click en el boton acepto, luego de leer el texto de autorizacion puesto a su disposicion y leer las politicas de privacidad de ACH puestas a su consideracion en la pagina web www.achcolombia.com.co, autoriza a ACH COLOMBIA como responsable del tratamiento de datos personales, en virtud de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y a cualquier contratista, operador contingente, para que directamente o a traves de terceros realice el tratamiento de la informacion personal, el cual consiste en recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, procesar, confirmar, suprimir y actualizar la informacion de caracter personal que le he suministrado, o que sobre mi recoja. Lo anterior con el fin de realizar todas las actividades que se desprendan de la prestacion del servicio de liquidacion y pago a los aportes del sistema de seguridad social y parafiscales, y las demas finalidades establecidas en la Politica de Tratamiento de Datos Personales de ACH COLOMBIA.

El aportante declara que ha sido informado que las politicas para el tratamiento de la informacion personal , asi como el procedimiento para elevar cualquier solicitud, peticion, queja o reclamo, podran ser consultados a traves de la pagina web www.achcolombia.com.co, y de manera expresa manifiesto que conozco, entiendo y he sido informado que mis derechos como titular de los datos personales suministrados son los siguientes, los cuales podre ejercer por medio del correo protecciondedatos@achcolombia.com.co

Las planillas diligenciadas dentro de este sistema se conservaran activas para su consulta en el sistema principal por tres (3) meses, a partir de la fecha de pago. En consecuencia si el aportante requiere planillas que no esten cargadas en la pagina, debera solicitarlas por escrito a soporte al cliente del operador de informacion.
El aportante, al utilizar el presente sistema es enteramente consciente de que cuenta con otras alternativas para este mismo servicio.

El aportante extiende una autorizacion a su Entidad Financiera y a su Proveedor de Tecnologia para efectos de recibir, custodiar, procesar, enviar, reprocesar informacion y tramitar o enrutar los pagos relacionados con el servicio descrito, atender los requerimientos de las Administradoras y de otras autoridades competentes, y en general para efectuar las actividades que resulten necesarias para el cumplimiento de su funcion.

Las anteriores condiciones se entienden incorporadas al contrato de cuenta corriente y/o de ahorros y/o al convenio financiero que le permita al aportante efectuar el pago y/o procesar la informacion.
Las condiciones del producto se podran limitar, ampliar o modificar de lo cual se dara aviso por cualquier medio. Si anunciada la modificacion, el aportante no se presenta a cancelar el servicio, o continua ejecutandolo, se entendera que acepta incondicional e integramente las modificaciones introducidas.